Politique de confidentialité

La présente politique décrit comment la société Automate, éditrice du service Ouvra, collecte et traite les données personnelles des utilisateurs du site ouvra.app et de l’application Ouvra. Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (loi Informatique et Libertés).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Automate, SAS au capital de 2 €, dont le siège social est situé 25 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France (RCS Paris 101 953 701, SIRET 101 953 701 00014, TVA intracommunautaire FR36101953701).

Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits : contact@ouvra.app.

Compte tenu de la taille actuelle d’Automate et de la nature des traitements opérés, aucun Délégué à la Protection des Données (DPO) n’a été désigné à ce stade ; cette désignation n’est pas obligatoire au sens de l’article 37 du RGPD. Le responsable du traitement reste directement joignable à l’adresse ci-dessus.

2. Données collectées

Dans le cadre de l’utilisation du service Ouvra, nous collectons les catégories de données suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone.
• Données professionnelles : raison sociale, SIRET, métier (plombier-chauffagiste, plombier ou chauffagiste), adresse professionnelle, attestations d’assurance, qualifications (RGE le cas échéant).
• Données de facturation et de paiement : informations transmises via Stripe ; les coordonnées bancaires (numéros de carte) ne transitent jamais par nos serveurs et sont traitées exclusivement par Stripe.
• Données métier saisies par l’utilisateur : clients, devis, factures, interventions, photos de chantier, échanges client. Ces données restent la propriété de l’utilisateur ; nous en sommes le simple hébergeur technique.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, pages visitées, événements applicatifs. Sur le site public, ces événements sont mesurés côté serveur (PostHog Cloud EU), sans cookie ni identifiant persistant entre deux visites. Dans l’application, les événements d’usage sont associés à votre compte (voir « Destinataires des données »).
• Données de communication : contenu des emails que vous nous envoyez à contact@ouvra.app. Cette messagerie est hébergée par Google (Google Workspace), qui traite les échanges en qualité de fournisseur de messagerie.
• Notes internes professionnelles : notre équipe peut tenir des notes internes concernant votre compte (suivi commercial, support, qualité de service). Ces notes ne sont pas accessibles via l’export automatique de vos données mais peuvent être consultées sur demande motivée adressée à contact@ouvra.app.

Pour le programme Founding Member et la liste d’attente : email et, le cas échéant, code Founding nominatif transmis manuellement.

Outils gratuits utilisés depuis un assistant IA : quand vous utilisez les outils gratuits d’Ouvra depuis un assistant (Claude, ChatGPT, Le Chat, Perplexity), les informations du document sont reçues par Ouvra, contrôlées, puis chiffrées dans le lien de téléchargement que l’assistant vous donne. Ouvra ne les enregistre pas : le PDF est refait à chaque ouverture du lien, qui expire après 2 heures.

Signature d’un document depuis un assistant : le nom du signataire et le tracé de sa signature (la forme seulement : ni rythme, ni pression, ni vitesse) sont joints au document, datés par Ouvra, puis chiffrés dans le lien du PDF signé. Ouvra ne conserve ni la signature ni le document. Ouvra n’envoie pas le PDF signé : c’est vous qui l’envoyez à votre client, depuis votre téléphone ou votre messagerie.

Pour mesurer l’usage de ces outils, Ouvra compte chaque jour les connexions des assistants, l’outil utilisé, l’assistant, le résultat et les PDF téléchargés, sans nom, sans adresse et sans contenu. Ces compteurs sont gardés 400 jours.

Pour estimer le nombre d’utilisateurs distincts d’une journée, l’adresse de connexion, ou l’identifiant anonyme que transmet l’assistant, est transformée en empreinte avec une clé aléatoire propre à ce jour et détruite après 2 jours. L’empreinte n’alimente qu’un compteur approximatif qui ne la garde pas : personne ne peut en retrouver une adresse, ni suivre une personne d’un jour à l’autre.

Pour limiter les abus, cette adresse et cet identifiant servent aussi aux quotas d’utilisation, le temps d’une fenêtre de 10 minutes, sous la forme d’une empreinte faite avec une clé secrète : ils ne sont jamais enregistrés en clair. La conversation elle-même relève de la politique de confidentialité de votre assistant.

3. Finalités du traitement

• Fournir le service : création et gestion du compte, génération de devis et factures, planification d’interventions, signature électronique, gestion des paiements en ligne.
• Assurer la facturation : émission, archivage et suivi des factures Ouvra.
• Communiquer avec vous : notifications de service (email, SMS), réponses du support, suivi commercial.
• Améliorer le service : mesure d’audience anonyme, analyse d’usage agrégée.
• Promouvoir le service : campagnes publicitaires Google Ads et TikTok Ads, avec votre consentement uniquement : mesure de conversion, attribution des installations de l’application et publicité personnalisée (remarketing), voir la section 11.
• Respecter nos obligations légales : conservation des factures (article L123-22 du Code de commerce), conformité comptable, lutte contre la fraude.
• Sécurité du service : prévention des accès frauduleux, rate-limiting, journalisation des événements de sécurité.

4. Bases légales du traitement

Conformément à l’article 6 du RGPD :

• Exécution du contrat (article 6.1.b RGPD) : la majorité des traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat d’abonnement Ouvra (compte, devis, factures, paiements).
• Obligation légale (article 6.1.c RGPD) : la conservation des factures pendant 10 ans est imposée par l’article L123-22 du Code de commerce.
• Intérêt légitime (article 6.1.f RGPD) : amélioration du service, prévention de la fraude, mesure d’audience anonyme.
• Consentement (article 6.1.a RGPD) : communications marketing optionnelles (newsletter, programme Founding), cookies publicitaires Google Ads sur le site et mesure publicitaire TikTok dans l’application mobile (voir la section 11). Opt-in explicite et retirable à tout moment. Le choix exprimé sur le site et celui exprimé dans l’application sont indépendants l’un de l’autre.

5. Durées de conservation

• Compte utilisateur actif : pendant toute la durée d’utilisation du service.
• Compte utilisateur clos : les données du compte sont conservées 30 jours après résiliation pour permettre une éventuelle réactivation, puis supprimées (sauf obligations légales ci-dessous).
• Factures et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce).
• Données de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact (recommandation CNIL).
• Logs techniques et logs de sécurité : 12 mois.
• E-mails envoyés à vos clients depuis Ouvra (devis, factures, relances) : le destinataire, l’objet, le contenu et le statut d’envoi sont conservés 12 mois pour l’historique de la fiche client, puis supprimés automatiquement. Ils sont effacés plus tôt si vous supprimez le client ou votre compte.
• Questionnaire de départ (suppression de compte) : la raison du départ, le jour, la plateforme, la version de l’application, l’offre et l’ancienneté par tranche sont conservés sans identifiant de compte à des fins statistiques ; le commentaire facultatif est effacé après 12 mois.
• Fichiers déposés pour une reprise de données (migration) : 30 jours après le dépôt pour les fichiers source et la zone de préparation, 1 jour pour un fichier refusé, puis suppression automatique. Les données importées rejoignent votre espace et suivent la durée du compte.
• Données du programme Founding Member et liste d’attente : 2 ans maximum à compter du dernier contact.
• Cookies strictement nécessaires : durée de la session ; 24 heures au plus pour celui de l’assistant Tubo.
• Cookies publicitaires Google Ads : 90 jours au maximum (voir la section 11).
• Identifiant publicitaire transmis à TikTok (application mobile) : conservé par TikTok selon sa propre politique de conservation. Ouvra n’en conserve aucune copie.
• Choix de consentement aux cookies : 6 mois, après quoi il est redemandé. Même durée pour le choix exprimé dans l’application mobile.

6. Destinataires des données

Vos données ne sont jamais vendues. Elles ne sont partagées avec des tiers que dans les cas décrits dans la présente section : les prestataires techniques qui nous permettent de fournir le service, votre cabinet comptable si vous choisissez de l’activer et, uniquement avec votre consentement, Google et TikTok à des fins publicitaires (mesure de conversion, attribution des installations de l’application et publicité personnalisée, voir la section 11).

Elles sont accessibles à l’équipe interne d’Automate strictement dans la limite de leurs fonctions, et transmises aux sous-traitants techniques suivants, chacun lié par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD :

Votre cabinet comptable : si vous l’activez depuis l’application (Menu, Compta, Mon comptable), votre expert-comptable peut recevoir chaque mois vos documents comptables par email (FEC et journaux du mois précédent) et, si vous l’invitez, accéder en lecture seule à vos devis, factures, dépenses et exports comptables.

Ces partages sont déclenchés par vous seul, limités à la consultation, désactivables et révocables à tout moment depuis le même écran Mon comptable (l’envoi mensuel comme l’accès invité), et chaque téléchargement est journalisé. Votre cabinet intervient comme destinataire autonome soumis au secret professionnel, agissant pour votre compte, et non comme sous-traitant d’Automate.

• Supabase (Supabase Pte. Ltd.) : hébergement de la base de données, authentification, stockage de fichiers. Traitement en Union européenne (Irlande, région eu-west-1). DPA + clauses contractuelles types (CCT) 2021.
• Vercel (Vercel Inc., États-Unis) : hébergement applicatif et fonctions serverless. Traitement principalement aux États-Unis, edge mondial. Data Privacy Framework (DPF) + CCT 2021.
• Stripe (Stripe Technology Company Ltd, Irlande) : traitement des paiements. Lorsque vous encaissez une carte sur votre téléphone (Tap to Pay), le module Stripe embarqué transmet à Stripe votre position approximative, exigence de prévention de la fraude : Ouvra ne lit ni ne conserve cette position. Traitement en Irlande (établissement principal UE) et aux États-Unis. DPF + CCT 2021 + Data Transfers Addendum.
• Resend (Resend Inc., États-Unis) : envoi d’emails transactionnels. Traitement aux États-Unis. DPF + CCT 2021.
• Twilio (Twilio Ireland Limited) : envoi de SMS de notification et de relance. Traitement en Irlande (région IE1). DPF + CCT 2021.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd) : fonctions d’assistance par intelligence artificielle : suggestions de prestations et aide à la rédaction, transcription de vos notes vocales, et lecture des photos de reçus fournisseurs et de cartes de visite que vous soumettez. Traitement en Union européenne. CCT 2021 + DPF + zero data retention API.
• Upstash (Upstash Inc., États-Unis) : cache et limitation du nombre de requêtes (rate-limiting). Traitement en région européenne. DPF + CCT 2021.
• PostHog (PostHog, Inc.) : mesure d’usage produit de l’application (parcours d’activation, de conversion et d’usage des fonctionnalités, y compris montants de transactions, jamais de coordonnées bancaires ni de contenu de documents). Les événements de l’application sont associés à votre identifiant de compte, sans votre adresse e-mail (retirée le 19 août 2026) ; les événements du site public sont anonymes. Instance PostHog Cloud EU, données hébergées en Union européenne (Francfort, Allemagne). PostHog, Inc. étant établie aux États-Unis : DPF + CCT 2021.
• Anthropic (Anthropic, PBC, États-Unis) : analyse par intelligence artificielle des photos de plaques signalétiques et documents techniques d’équipements que vous soumettez via le scanner d’équipement, aux seules fins d’identification du matériel, et fonctionnement de l’assistant Tubo (voir ci-dessous). Sous-traitance régie par les Commercial Terms et le Data Processing Addendum (DPA) d’Anthropic : les données soumises ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles et sont supprimées sous trente (30) jours au plus, sauf obligation légale.
• Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) : supervision des erreurs et des performances de l’application mobile (rapports de plantage, mesures de démarrage et de navigation, et journaux de diagnostic, pouvant inclure l’adresse e-mail du compte et des métadonnées techniques de l’appareil). Région de traitement : Union européenne (de.sentry.io). DPF + CCT 2021.
• Google (Google Ireland Limited) : acheminement des notifications push de l’application Android via Firebase Cloud Messaging (jeton d’appareil), hébergement de la messagerie support (Gmail) et, uniquement avec votre consentement, mesure de conversion et publicité Google Ads (données d’événement de conversion et adresse email transmise sous forme hachée, voir la section 11). DPF + CCT 2021.
• TikTok (TikTok Technology Limited), 10 Earlsfort Terrace, Dublin D02 T380, Irlande : uniquement avec votre consentement, mesure de l’efficacité de nos campagnes publicitaires dans l’application mobile (identifiant publicitaire de l’appareil et événements d’installation, d’inscription et d’abonnement, voir la section 11). Aucun montant d’abonnement, aucune donnée de vos chantiers, devis, factures ou clients ne lui est transmis. CCT 2021.

Assistants IA connectés à votre compte. Si vous connectez votre compte Ouvra à un assistant IA (Claude d'Anthropic, ChatGPT d'OpenAI), les informations de votre espace que l'assistant lit ou prépare à votre demande (par exemple des clients, des devis, des factures, des interventions) lui sont transmises pour vous répondre. Elles sont alors traitées par son éditeur selon ses propres règles.

Vous choisissez les droits accordés lors de la connexion et vous retirez l'accès à tout moment dans Paramètres, Assistants IA connectés. Ouvra conserve un journal des opérations réalisées par l'assistant (outil utilisé, date, résultat), sans le contenu des documents.

Tubo, l’assistant de votre espace Ouvra. Quand vous utilisez Tubo, le contenu de vos messages et les données de votre compte nécessaires à sa réponse (fiches clients, devis, factures, interventions, y compris les données de vos clients citées dans la conversation) sont transmis à Anthropic, PBC (États-Unis), qui fournit le modèle de langage, dans les conditions décrites ci-dessus pour ce sous-traitant. Pour les données de vos clients, Ouvra agit comme votre sous-traitant et Anthropic comme sous-traitant ultérieur.

Aucune action qui sort d’Ouvra (envoi à un client, paiement, modification d’une fiche) n’est exécutée sans votre validation. Vos conversations sont conservées 90 jours après leur dernier message, les actions proposées 7 jours après leur issue, et les relevés de consommation (nombre de jetons et coût, sans contenu) 13 mois.

Ce que vous demandez à Tubo de retenir reste propre à votre compte utilisateur : vous pouvez le consulter, le modifier ou l’effacer à tout moment depuis « Ce que Tubo sait de moi ». La suppression d’un client efface les conversations qui le citent. Base légale : l’exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).

Si vous signalez une réponse de Tubo, le texte de cette réponse, le motif choisi et votre précision éventuelle sont envoyés par e-mail à l’équipe d’Ouvra, avec les identifiants de votre compte et de la conversation, pour examen. Base légale : notre intérêt légitime à assurer la sécurité et la qualité de l’assistant (article 6.1.f du RGPD).

Tubo sur le site ouvra.app. L’assistant du site répond aux questions des visiteurs sur Ouvra. Vos messages sont transmis à Anthropic, PBC dans les mêmes conditions, conservés 24 heures au plus pour la suite de la conversation, puis effacés. Un cookie de session, nécessaire à la conversation, n’est déposé qu’à l’envoi de votre premier message.

Votre adresse IP sert à limiter les abus : Ouvra n’en conserve qu’une empreinte renouvelée chaque jour, qui n’est pas gardée au-delà de la journée. Ne communiquez pas de données personnelles dans ces messages : l’assistant n’en a pas besoin pour vous répondre. Base légale : notre intérêt légitime à répondre aux questions des visiteurs (article 6.1.f du RGPD).

À chaque nouvelle conversation, Vercel BotID, fourni par Vercel (notre hébergeur, décrit ci-dessus), vérifie que vous n’êtes pas un robot, pour protéger le service contre les abus. Il reçoit les en-têtes de votre requête (adresse IP, localisation approximative, navigateur, page d’origine) et des signaux techniques de votre navigateur. Traitement par Vercel dans les conditions décrites ci-dessus : principalement aux États-Unis, avec le Data Privacy Framework et les CCT 2021. Base légale : notre intérêt légitime à protéger le service (article 6.1.f du RGPD).

7. Transferts de données hors de l’Union européenne

Certains sous-traitants ont leur siège social aux États-Unis (Vercel, Resend, Upstash, PostHog, Sentry, Anthropic, ainsi que les maisons-mères de Stripe, d’OpenAI et de Google). Les transferts de données vers ces destinataires sont encadrés par :

• la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au Data Privacy Framework (DPF) entre l’Union européenne et les États-Unis, pour les sous-traitants certifiés DPF (Stripe, Vercel, Resend, OpenAI, Upstash, Twilio, Sentry, Google) ;
• pour TikTok, les Clauses Contractuelles Types uniquement : TikTok ne bénéficie d’aucune décision d’adéquation et n’est pas certifié Data Privacy Framework. TikTok déclare pouvoir transférer des données vers des pays tiers, dont la Chine. Si ce niveau de protection ne vous convient pas, refusez la mesure publicitaire dans l’application : aucune donnée ne sera transmise à TikTok ;
• les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne du 4 juin 2021, intégrées au contrat de sous-traitance.

Vous pouvez nous demander la liste à jour des certifications DPF et des contrats CCT en écrivant à contact@ouvra.app.

8. Vos droits (articles 15 à 22 du RGPD)

Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir une copie des données vous concernant.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit d’effacement (« droit à l’oubli ») : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation (par exemple les factures conservées 10 ans). Voir notre page Supprimer votre compte.
• Droit à la limitation du traitement : suspendre temporairement certains traitements.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et exploitable.
• Droit d’opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, pour des motifs tenant à votre situation particulière.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.
• Droit de définir des directives post-mortem sur le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à contact@ouvra.app en joignant une copie d’une pièce d’identité si nécessaire à l’authentification. Nous nous engageons à répondre dans le délai d’un mois (article 12.3 du RGPD), prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

9. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

• En ligne : www.cnil.fr
• Par voie postale : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

10. Sécurité

Automate met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• chiffrement en transit (HTTPS/TLS 1.2 ou supérieur sur l’ensemble du trafic) ;
• chiffrement au repos (base de données Supabase, stockage fichiers) ;
• authentification renforcée (mots de passe hachés, MFA disponible) ;
• isolation stricte par locataire (Row Level Security au niveau base de données, un artisan ne peut jamais accéder aux données d’un autre artisan) ;
• journalisation et supervision des accès sensibles ;
• politique de divulgation responsable des failles de sécurité (contact@ouvra.app).

11. Cookies et mesure publicitaire

Le site ouvra.app dépose des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : authentification, préférences d’affichage (par exemple le rejet du bandeau Founding Member), la conversation avec l’assistant Tubo (cookie déposé à l’envoi de votre premier message, conservé 24 heures au plus) et enregistrement de votre choix en matière de cookies. Ces cookies sont exemptés de consentement préalable au sens de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés et de la recommandation de la CNIL.

Avec votre consentement uniquement, le site dépose également des cookies publicitaires Google Ads (Google Ireland Limited), utilisés pour deux finalités :

• la mesure de l’efficacité de nos campagnes publicitaires (mesure de conversion) ;
• la publicité personnalisée (ciblage publicitaire et remarketing, c’est-à-dire l’affichage d’annonces Ouvra adaptées à votre navigation sur les services et sites partenaires de Google).

Si vous acceptez ces cookies, votre adresse email peut également être transmise à Google sous forme hachée (pseudonymisée), uniquement au moment d’une inscription ou d’une souscription, afin de fiabiliser la mesure de conversion (fonctionnalité « conversions avancées » de Google Ads). Elle n’est jamais transmise en clair, et jamais en cas de refus.

Base légale : votre consentement (article 6.1.a du RGPD), recueilli via le bandeau cookies affiché lors de votre première visite. En cas de refus ou en l’absence de choix, aucun cookie publicitaire n’est déposé.

Ces cookies sont conservés au maximum 90 jours ; votre choix (acceptation comme refus) est conservé 6 mois, après quoi il vous est redemandé.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, aussi simplement que vous l’avez donné, via le lien « Gérer mes cookies » présent en pied de page du site.

Le site ne dépose aucun cookie de mesure d’audience : les événements techniques du site public (pages consultées, clics sur les boutons de téléchargement) sont mesurés côté serveur, sans cookie ni identifiant persistant entre deux visites.

Application mobile

L’application mobile Ouvra ne dépose pas de cookies. Avec votre consentement uniquement, elle transmet l’identifiant publicitaire de votre appareil (IDFA sur iOS, identifiant publicitaire Android) à TikTok, afin de mesurer l’efficacité de nos campagnes : savoir quelle annonce a mené à l’installation de l’application, puis à une inscription ou à un abonnement.

Le consentement vous est demandé après votre inscription, jamais au premier lancement : nous préférons que vous ayez vu le produit avant de vous prononcer. Tant que vous n’avez pas accepté, aucune donnée n’est transmise à TikTok et le composant TikTok n’est même pas activé dans l’application. Sur iPhone et iPad, une autorisation supplémentaire vous est demandée par iOS lui-même (App Tracking Transparency) : si vous la refusez, rien n’est transmis, même si vous aviez accepté à l’étape précédente.

Sont transmis : l’identifiant publicitaire de l’appareil, des informations techniques sur l’appareil, et trois événements, à savoir l’installation de l’application, la création de votre compte et la souscription d’un abonnement. Aucun montant d’abonnement n’est transmis, et aucune donnée relative à vos chantiers, devis, factures, clients ou salariés. Votre adresse email et votre numéro de téléphone ne sont jamais transmis à TikTok, sous aucune forme, même hachée.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, aussi simplement que vous l’avez donné, depuis l’application : Paramètres, section Confidentialité. Votre choix (acceptation comme refus) est conservé 6 mois, après quoi il vous est redemandé. Base légale : votre consentement (article 6.1.a du RGPD).

12. Modifications

La présente politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions légales, techniques ou de service. Nous vous informerons des modifications substantielles par email et/ou par bandeau sur le site. Nous vous recommandons de la consulter régulièrement.