Logiciel chauffagiste pour l'entretien, le SAV et la maintenance

Il doit retrouver l'appareil avant le client : sa marque, son modèle, son âge, sa notice et la date de son dernier entretien. Puis il doit vous rappeler la prochaine visite, garder la trace de ce que vous avez fait et sortir les papiers que la loi demande. Voici ce qu'Ouvra fait pour l'entretien et le dépannage :

• Carnet d'équipements de vos clients

  Chaque appareil de chaque client a sa fiche : âge, énergie, notices et liens vers le service après-vente du fabricant.

• Scan de plaque de chaudière ou de PAC

  Photographiez la plaque signalétique : Ouvra lit le modèle et retrouve sa fiche officielle européenne EPREL.

• Codes défaut par marque

  Le code panne affiché par l'appareil, ses causes probables et les vérifications à faire, d'après la notice du fabricant.

• Échéances d'entretienDès Pro

  Ouvra vous prévient quand l'entretien d'un appareil approche, pour que vous rappeliez le client.

• Attestation d'entretien de chaudièreDès Pro

  L'attestation d'entretien des chaudières gaz, fioul et biomasse, conforme à l'arrêté du 15 septembre 2009, remise au client en PDF.

• Interventions récurrentes

  Un entretien ou une visite qui revient se replanifie tout seul dans l'agenda.

• Bon d'intervention et rapport signés

  Le client signe le bon ou le rapport d'intervention sur place, et reçoit le PDF.

• Notes vocales transcritesDès Start

  Dictez une note sur le chantier, même sans réseau : elle est transcrite en texte dès que le signal revient.

Pour un chauffagiste, un logiciel de maintenance n'est pas une GMAO d'usine : il suit les chaudières, pompes à chaleur et climatisations de vos clients, les visites passées et celles à prévoir. Dans Ouvra, chaque appareil a sa fiche rattachée au client, avec son âge, son énergie et ses notices, et chaque client garde l'historique de ses interventions, ses bons signés et ses photos. Les visites tiennent dans le planning : celle d'une chaudière chaque année, celle d'une pompe à chaleur ou d'une climatisation tous les deux ans, et le dépannage quand il tombe. Sur place, tout est sur le téléphone : la visite du jour, l'itinéraire, les photos et le bon signé par le client.

La climatisation suit la même règle que la pompe à chaleur : de 4 à 70 kW, un entretien au moins tous les deux ans (décret n° 2020-912 du 28 juillet 2020). Au-delà de 70 kW, le même décret prévoit une inspection périodique du système, qui ne remplace pas cet entretien. Les visites de vos techniciens s'organisent dans le planning des interventions.

Chaque appareil a sa fiche, rattachée au client : type, marque, modèle, puissance, énergie, année, statut. Au lieu de recopier la plaque à la main, vous la photographiez : Ouvra lit la marque, le modèle, le numéro de série et la puissance, et vous confirmez chaque champ avant l'enregistrement. Quand le modèle figure dans la base européenne EPREL, sa fiche officielle se rattache à l'appareil, avec ses notices et les liens vers le service après-vente du fabricant.

Le nombre de scans dépend de la formule : 1 scan par mois en Gratuit, 3 en Start, 30 en Pro, 100 en Team.

En laissant le logiciel compter à votre place. La fréquence dépend de l'appareil, et c'est la loi qui la fixe :

Ouvra calcule la prochaine échéance de chaque appareil à partir de son dernier entretien, et vous prévient trente jours avant, sept jours avant et le jour même (dès la formule Pro). Vous appelez le client, vous calez la visite : c'est votre chiffre d'affaires de l'année prochaine qui se prépare. Une visite qui revient chaque année se planifie une fois, en intervention récurrente, et se replace seule dans l'agenda. Ouvra n'a pas de module de contrats d'entretien : il suit l'échéance appareil par appareil, ce qui revient au même pour la relance.

L'identification de la chaudière, l'évaluation de son rendement, la mesure du monoxyde de carbone avec l'appareil de mesure utilisé, les opérations réalisées et vos conseils d'usage. Le professionnel la remet dans les quinze jours qui suivent la visite, et le client la garde au moins deux ans. Le modèle est fixé par l'arrêté du 15 septembre 2009.

Dans Ouvra, l'attestation part de la fiche de l'appareil : marque, modèle, puissance et numéro de série sont déjà là. Vous saisissez le CO, le rendement, les opérations et les conseils, vous signalez une anomalie si besoin, et le PDF part au client. La fonction est incluse dès la formule Pro. Pour une attestation ponctuelle sans compte, notre générateur d'attestation gratuit fait le PDF dans le navigateur. Le détail des obligations est dans notre guide de l'attestation d'entretien.

L'appel arrive, vous créez l'intervention et l'itinéraire s'ouvre dans Plans, Google Maps ou Waze. Devant l'appareil, le code panne affiché se cherche par marque : causes probables et vérifications à faire, d'après la notice du fabricant. La fiche de l'appareil donne sa notice et les liens vers les vues éclatées et les pièces. Vous prenez les photos et le client signe le bon d'intervention sur votre écran. Si vous avez les mains prises, dictez une note : elle est transcrite en texte (dès la formule Start). La facture suit, depuis le téléphone.

Le devis applique 5,5 % à la pompe à chaleur air/eau posée dans un logement de plus de deux ans, et 20 % à la pose d'une nouvelle chaudière gaz : le taux se choisit ligne par ligne. Quand une chaudière fossile du carnet a plus de douze ans, Ouvra propose d'en simuler le remplacement. La simulation MaPrimeRénov' et CEE estime les aides et le reste à charge pendant la visite, à partir des barèmes officiels publiés. L'estimation reste indicative : seule l'instruction du dossier fait foi. Si vous détenez la qualification RGE du geste, la fourchette des aides s'imprime sur le devis. Ensuite, chaque dossier d'aide a sa liste de pièces et d'étapes, avec un rappel quand il attend.

Un logiciel qui chiffre la pose comme l'entretien. Pour un installateur, tout commence au devis : chaque ligne porte son taux de TVA, 5,5 % pour une pompe à chaleur éligible, 10 % pour l'entretien d'une chaudière gaz, 20 % pour sa pose et dans le neuf, et l'autoliquidation s'applique quand vous sous-traitez pour une entreprise générale.

Le devis signé devient une facture d'acompte ou une facture au format Factur-X, sans rien ressaisir, que vous travailliez seul ou avec des techniciens. Le détail du devis et de la facture est sur la page du logiciel de devis et facture.